Plánovanie podujatí je časovo náročná činnosť, ktorá si vyžaduje dôkladnú systematickú prípravu. Aj keď ste sa snažili urobiť všetko správne, vždy existuje istá pravdepodobnosť, že na vašom evente nastanú neočakávané situácie, ktoré bude treba operatívne vyriešiť. Organizácia podujatí je komplexný proces, ktorý vyžaduje nie len plánovacie zručnosti, ale aj predvídavosť. Samozrejme niektoré veci sa predvídať nedajú. Aby sme riziko minimalizovali, tu je pohľad na niektoré z najčastejších chýb, ktoré ľudia alebo agentúry robia pri organizácii podujatí.
1. Nedostatočný čas
Jednou z najčastejších chýb pri plánovaní podujatí je nedostatok času na plánovanie. Ľudia často podceňujú čas, ktorý je potrebný na zabezpečenie všetkých detailov. Nedostatočný plánovací čas môže viesť k rýchlym a chaotickým rozhodnutiam, čo môže mať za následok to, že v priebehu podujatia vás zaskočia nedostatky a nepresnosti, ktoré sa zvyknú ukázať na poslednú chvíľu.
2. Nedostatočný rozpočet
Ďalšou častou chybou je nedostatok primeraného rozpočtu. Nie je nezvyčajné, že organizátori podcenia náklady spojené s podujatím alebo zlyhajú v plánovaní financií. Dôležité je mať realistický prehľad o nákladoch a rezervovať si dostatok finančných prostriedkov na nepredvídateľné výdavky. Tieto výdavky zvyknú byť z pravidla cca 10-20% navyše nad plánovaný rozpočet.
3. Nesprávna voľba miesta
Výber vhodného miesta pre vaše podujatie je kľúčovým faktorom pre jeho úspech. Nesprávne miesto môže ovplyvniť účastníkov, prístupnosť a celkovú atmosféru udalosti. Je dôležité zvážiť faktory ako poloha, veľkosť, parkovanie a vybavenie, aby sa zabezpečilo, že miesto vyhovuje potrebám vašej udalosti.
4. Nedostatočná komunikácia
Komunikácia je kľúčovým aspektom pri organizácii akéhokoľvek podujatia. Nedostatočná komunikácia s účastníkmi, dodávateľmi alebo členmi tímu môže viesť k zmätku, nedorozumeniam čí frustrácii pri organizácií. Dôležité je udržiavať otvorené a pravidelné komunikačné kanály so všetkými zainteresovanými stranami. Pri samotnej realizácií podujatia, odporúčame používať aj vysielačky na komunikáciu v prípade riešenia rôznych situácií.
5. Zanedbanie marketingu a propagácie
Aj keď máte skvelý program a atrakcie na vašom podujatí, ak ľudia o ňom nevedia, môže sa ukázať ako zbytočné. Zanedbanie marketingu a propagácie môže viesť k nízkej účasti a nedostatku záujmu. Je dôležité investovať čas a zdroje do efektívneho marketingového plánu, ktorý oslovi cieľovú skupinu a zvýši povedomie o vašej udalosti. Odporučiť sa dá napr. online reklama ako Facebook reklama, Google Ads reklama, poprípade zľavové portály. Z offline reklamy sú to napr. letáky, billbordy alebo citylighty. Pre najlepší spôsob cielenia reklamy, je najlepšie zadefinovať si vlastnú cieľovú skupinu a určiť si miesto, kde sa dá najlepšie osloviť.
6. Nepresná logistika a koordinácia
Dôležitou súčasťou úspešnej organizácie podujatia je presná logistika a koordinácia. To zahŕňa plánovanie dopravy, ubytovania, stravovania, technického vybavenia a ďalších logistických detailov. Ak sa tieto aspekty podcenia, môže to viesť k zdržaniam, chaosu, narušeniu harmonogramu, čo vedie k nespokojnosti účastníkov alebo klienta.
7. Záložný plán
Aj keď môžete mať dôkladne naplánované každé detaily, je dôležité mať aj plán B. Môžu nastať nepredvídané udalosti ako počasie, technické problémy alebo zmeny v pláne a je dôležité byť pripravený na rôzne scenáre. Napríklad v prípade zlého počasia outdoorového eventu je dobré mať v zálohe aj mokrý variant.
8. Nepresná spätná väzba a hodnotenie
Po ukončení udalosti je dôležité zhodnotiť jej úspech a získať spätnú väzbu od účastníkov. Nedostatočné zhodnotenie môže znamenať, že sa nepoučíte z chýb a nezlepšíte sa do budúcnosti. Preto je veľmi dôležité po skončení eventu si sadnúť s riadiacim tímom za jeden stôl a spísať všetky nedostatky, ktoré je potrebné pri plánovaní ďalšieho ročníka eventu vyriešiť.
Eventová agentúra
Väčšina týchto chýb je bežná a ľahko sa im dá predísť pomocou starostlivého plánovania, komunikácie a pripravenosti na nepredvídané udalosti. S účinným riadením a dôkladnou prípravou je možné minimalizovať riziko vzniku týchto chýb a zabezpečiť úspech vašej udalosti. So všetkými prípravami od plánovania cez organizáciu až po samotnú realizáciu vám dokáže pomôcť skúsená eventová agentúra, ktorá ma za sebou už nie jeden event. Vďaka ich skúsenostiam dokážete predísť množstvu problémov, ktoré by vás možno ani nenapadli. Preto odporúčame využiť buď čiastočné alebo komplexné zabezpečenie eventov od skúsenej eventovej agentúry. Svoje služby vám dokáže poskytnúť aj eventová agentúra RR production, ktorá ma široké portfólio služieb. V prípade detských podujatí odporúčame navštíviť náš web KIDSTAR.SK
Eventová agentúra
++421 910 657 843